来源：柳州航信、高顿财务培训（ID：gfinance）

当出现以下情况时，应由购买方申请开具红字专用发票：

（1）购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出；

（2）购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时：

①专用发票抵扣联、发票联均无法认证；

②专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符；

③专用发票认证结果为专用发票代码、号码认证不符；

④所购货物不属于增值税扣税项目范围。

（1）购买方提交申请单

若购买方需要申请开具红字专用发票，购买方应向主管税务机关提交信息表。

（2）购买方税务机关开具信息表

购买方税务机关根据纳税人提交的信息表，审核后通过红字票信息表管理系统开具通知单。

（3）购买方将信息表交予销售方

购方税务机关开具信息表后，将纸质信息表交给购买方，购买方即可以适当方式将纸质信息表传递给销售方。

（4）销售方开具红字专用发票

销售方接收到由购买方传递的纸质信息表，根据信息表的内容在开票子系统中开具红字专用发票。

购买方申请开具红字专用发票的具体流程：

当出现以下情况时，应由销售方申请开具红字专用发票：

（1）因开票有误购买方拒收，对方须开具拒收证明，销方在发票有效期180天内申请；

（2）因开票有误等原因尚未交付，销方须在开票的次月向税局申请。

（1）销售方提交信息表

若销售方需要申请开具红字专用发票，销售方应向主管税务机关提交信息表。

（2）销售方税务机关开具信息表

销售方税务机关根据纳税人提交的信息表，审核后通过红字票信息表管理系统开具信息表。

（3）销售方开具红字专用发票

销售方凭取得的信息表内容在开票子系统中开具红字专用发票。

销售方申请开具红字专用发票的具体流程：

信息表管理从“红字发票信息表”工具栏里进入

在发票管理界面中，点击“红字”按钮时，新增3个选择菜单，“直接开具”、“导入红字发票信息表”、“导入网络下载红字发票信息表”。界面如图3-1所示。企业可通过上述1、2两种方式填开红字专用发票。（第三种方式税务端暂时未开放）

图3-1红字发票开具方式

（购销方均适用，但需要跑税局交资料）

操作步骤：

【第一步】在发票填开界面，选择“负数”按钮下的“直接开具”菜单项，系统会弹出通知单编号输入窗口，如下图所示。

说明：

1）信息表编号是在税务端红字发票信息表管理系统开具通知单时自动生成，共16位，其编码规则为：第1-6位是主管税务机关代码，第7-10位是年份月份，第11-15位是通知单顺序号，第16位是校验位。

2）在税务端系统开具信息表时自动生成信息表编号，且此号码全国唯一。

3）一张信息表只能对应开具一张红字发票，即不能使用同一张信息表重复开具红字发票，如果输入的信息表编号已经开具过红字专用发票，则系统会有相应提示。

【第二步】系统会弹出销项正数发票代码号码填写、确认窗口，如下图所示。

【第三步】对于信息表上有对应蓝字专用发票代码、号码的，需填写蓝字专用发票代码、号码，否则，不需要填写蓝字专用发票代码、号码，直接点击“下一步”按钮，系统根据不同情况显示不同的确认窗口。

第一种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中有对应蓝字发票，则点击“下一步”按钮后显示出本张负数发票对应的正数发票票面信息，如图3-4所示。继续点击“确定”按钮，系统进入负数发票填开界面并自动调出票面信息，如图3-5所示。

第二种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中无对应蓝字发票，或根据信息表情况无需填写蓝字专用发票代码、号码时，点击“下一步”按钮后显示如图3-6所示，系统提示“本张发票可以开负数，但在当前发票库没有找到相应信息”。继续点击“确定”，系统进入负数发票填开界面，此时需要手工填写各项信息。其中，备注栏中自动显示对应的通知单编号。

图3-4对应的正数发票票面信息

图3-5负数发票填开界面

图3-6数据库中无对应蓝字发票时的确认界面

【第四步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印”按钮开具红字专用发票。

说明：

1）一张信息表只能对应开具一张红字发票，不能重复使用。如果输入的信息表编号已经开具过红字专用发票，则在输入通知单编号并点击“下一步”按钮后，系统提示“您输入的红字发票信息表号已经使用过，不能重复使用”。

2）对带有折扣的蓝字发票开具相应红字发票时，若数据库中有蓝字发票信息，则系统会自动调出票面信息并将折扣分摊反映在对应的商品行中。例如，开具一张带10%折扣的蓝字发票，如图3-7所示，3行商品行均记录的是折扣前原价，折扣行记录的是对3行商品折扣掉的总金额和税额。当开具对应红字发票时，票面显示如图3-8所示，票面中不再显示折扣行，而3行商品行均记录的是折扣10%后的单价、金额和税额。

（大多数情况税局不允许使用，怕外带U盘有病毒）

对于销售方申请开具红字专用发票的情况，在开具红字专用发票时，可以使用导入红字发票信息表的功能。即销售方主管税务机关在为其开具红字专用发票信息表时，可以提供信息表电子文件的导出，销售方企业可利用介质拷贝，通过开票系统中的导入红字发票信息表功能就可以直接导入信息表电子文件并自动生成红字专用发票信息。

操作步骤：

【第一步】发票填开界面中，选择“红字”按钮下的“导入红字发票信息表”菜单项，系统会弹出打开文件窗口，如图3-9所示。

图3-9选择通知单电子文件的存放路径

【第二步】在打开文件窗口中，选择对应的信息表电子文件后，系在发票填开界面自动显示出导入的红字专用发票信息，此信息包括票面上的所有信息，如图3-10所示。其中，备注栏中自动显示对应的信息表编号。

图3-10导入信息表电子文件后的发票界面

【第三步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印”按钮开具红字专用发票。

说明：

1）信息表电子文件只能通过销方所属税务机关导出获得,购方所属税务机关不提供导出功能。信息表电子文件的文件类型是XML格式，其文件命名规则为：‘主管税务机关代码’＋‘年月’＋‘序号’＋‘校验位’.XML。例如，4103050806000063.xml。

2）在使用导入红字发票信息表功能时，一次只能导入一个信息表电子文件。如果要开具多张红字专用发票，只能逐个导入信息表电子文件后进行开具。

3）如果导入的信息表电子文件已经开具过红字专用发票，则开票系统会提示“你导入的信息表号已经失效”，无法继续开具。

（只有销方申请才能用）

选第三条，进入信息表下载界面。点“下载”，在弹出框设置好时间区间，把信息表找出来，看到状态描述是“审核通过”，可双击选取，票面信息自动转换。

1、只有审核通过的信息表才可以导入。

2、在使用导入红字发票信息表功能时，一次只能导入一个信息表电子文件。如果要开具多张红字专用发票，只能逐个导入网络下载的信息表电子文件后进行开具。

3、3条导入和下载的操作方式，只有销方申请才能使用。

来源：柳州航信、高顿财务培训（ID：gfinance）