二、电子数据或无纸化单证的两种备案形式

第一种形式：

对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。

对于其他单证的备案，如国家有关行政部门采取了无纸化管理办法使出口企业无法取得纸质单证等情况，出口企业可采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。

第二种形式：

除口头合同外，对于出口企业订立的电子购销合同、国家有关行政部门采取无纸化管理的单证以及企业自制电子单证等，出口企业可提出书面申请并经主管税务机关批准后，可以采用电子单证备案管理，即以电子数据的方式备案有关单证。出口企业应保证电子单证备案的真实性，定期将有关电子数据进行备份，在税务机关按规定调取备案单证时，应按税务机关要求如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。

三、不需要备案单证的出口业务

有木有不需要备案单证的出口业务呢?YES!

视同出口货物、对外提供修理修配劳务，采购国产设备退税等没有货物出口的特殊退税政策业务，不实行备案单证管理。

四、备案单证要求

亲，快来比比看，您有没有按要求做呢?

1.出口企业应在申报出口退(免)税后15日内，将所申报退(免)税货物的备案单证，按申报退(免)税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。

2.除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

五、违反规定的后续管理及处罚

1.未按规定进行单证备案(因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外)的出口货物，不得申报退(免)税，适用免税政策。已申报并办理退税的，应缴回或做冲减处理。

2.出口货物的提单或运单等备案单证为伪造、虚假，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的，按相应的规定处理。

3.出口企业按规定向国家商检、海关、外汇管理等对出口货物相关事项实施监管核查部门报送的资料中，属于申报出口退(免)税规定的凭证资料及备案单证的，如果上述部门或主管税务机关发现为虚假或其内容不实的，其对应的出口货物不适用增值税退(免)税和免税政策，适用增值税征税政策。查实属于偷骗税的按照相应的规定处理。