预付账款是行政单位在开展购买货物或服务等业务活动中,按照合同规定预付给供应单位或个人的款项及依据合同规定支付的定金.为了加速资金周转,提高资金使用效益,避免造成财政资金的浪费或损失,必须加强对预付账款的管理与核算.

预付账款是行政单位为开展业务活动而发生的一项资金占用,应及时进行结算,否则可能会造成财政资金的浪费或发生国有资产流失:一方面是资金的占用,难以发挥财政资金的效益;另一方面还有发生坏账的可能.为此对预付账款除及时结算外,还应跟踪问效,加强管理.

建立健全预付账款的相关制度.首先,建立健全授权批准制度,加强预付账款控制与管理.各单位必须根据签订的《经济合同》在授权额度内或者经批准办理预付款项的支付手续,严格控制各项预付款项的额度.其中,对未签订购货合同的业务不得发生预付账款,约定的定金不得超过主合同的20%.其次,应建立健全预付账款管理责任制度.对发生的各项预付款应建立台账,指定专人负责,进行及时结算和催收工作.论文应及时了解合同的履行情况,对于不能履行或者不及时履行的合同应及时采取相应措施,催促对方履行合同或制定催收计划,按期回收预付款,防止可能发生的意外或损失情况等等.财务部门对所发生的预付账款如有确凿证据表明其不符合预付账款的性质,或因供货单位破产、撤销等原因已无望再收回所购货物的,经报批后及时处理.

加强会计核算.对预付账款的核算应明确核算范围.《行政单位会计制度》规定,"预付账款"科目只核算行政单位按照合同规定预付给供应单位或个人的款项及依据合同规定支付的定金业务;而对于支付的可以收回的订金则应当通过"其他应收款"科目核算.

要科学设置"预付账款"账户,一般情况下,对预付款业务各单位应单独设置会计科目进行核算,但对于预付账款不多的单位,为了简化会计核算也可以不设置"预付账款"科目,而将预付款业务通过"应付账款"账户核算.

对于各项预付账款业务应按实际付出的金额入账.对发生的各项预付款项应按收款单位、个人或供应单位名称设置有关的明细账并详细记载,同时,将购货合同、签证单和台账一同保管,形成完整的档案.为了区分资金的性质(财政补助资金、非财政专项资金和其他资金),行政单位还应按照供预付款的资金性质设置明细账进行辅助登记.

采用"双分录"对预付款业务进行会计处理是行政单位区别于其他会计主体的显著特点."双分录"核算的本质就是为了解决会计核算目标的实现问题,也即通过"双分录"提供的会计信息既能满足预算管理的需要,同时也能满足单位财务管理的需求.具体账务处理如下:当行政单位按照合同经批准支付预付款项时,应按照预付给供应单位的实际金额:借:预付账款———某单位、个人等贷:资产基金—— —预付款项同时按照预付款的资金性质与资金    支付方式:借:经费支出—— —财政拨款支出贷:财政拨款收入、零余额账户用款额度、银行存款等当行政单位收到所购货物或服务时,按照之前实际预付账款的金额:借:资产基金———预付款项贷:预付账款—— —某单位、个人等同时,应进行结算,多退少补.对于发生的补付款项,按照实际补付的金额与支付方式:借:经费支出———财政拨款支出贷:财政拨款收入、零余额账户用款额度、银行存款等另外对于收到物资则还应按照所收物资的实际成本,借记"存货""固定资产"等科目,贷记"资产基金———存货、固定资产"等科目.

当行政单位发生预付账款退回业务时:对于当年预付账款的退回业务,借:资产基金———预付款项贷:预付账款—— —某单位、个人等同时,按照资金性质、来源与支付方式借:财政拨款收入零余额账户用款额度银行存款贷:经费支出———财政拨款支出对于以前年度预付账款退回业务,应按照资金性质、来源和支付方式:借:资产基金—— —预付款项贷:预付账款—— —某单位、个人等同时,按照辅助账上记录的发生额,借:财政应返还额度零余额账户用款额度银行存款    贷:财政拨款结转财政拨款结余其他资金结转结余

坏账的确认:会计制度规定,对于逾期3年或以上、有确凿证据表明确实无法收到所购物资和服务且无法收回的预付账款,按照规定报经批准后予以核销.其中"确凿证据"一般是指如下情形之一:债务人被依法宣告破产或撤销,其剩余财产确实不足清偿的预付账款;债务人死亡或依法被宣告死亡、失踪,其财产或遗产确实不足清偿的预付账款;债务人遭受重大自然灾害或意外事故,损失巨大,以其财产(包括保险赔款等)确实无法清偿的预付账款等.

坏账的账务处理:当行政单位发生坏账时,除按照规定报经批准后予以核销外,还应对核销的预付账款在"备查簿"中保留登记,以便加强预付款项的管理,特别是应注意先核销又收回的情况.

对发生的坏账,根据报批的意见,转入"待处理财产损溢"账户,按照待核销的预付账款金额,借记"待处理财产损溢———待处理财产价值"科目,贷记"预付款项"科目;同时应登记备查簿.

核销时,借记"资产基金—— —预付账款",贷记"待处理财产损溢—— —待处理财产价值"科目.

对已核销的预付账款在以后期间又收回的,根据资金性质和资金来源分别借记"零余额账户用款额度""银行存款"等科目,贷记"财政拨款结转""财政拨款结余"或"其他资金结转结余"等科目.