会计凭证装订是件简单繁琐的手工活，很多人都会，但是在信息化日益完善的今天，多数人对此不屑一顾。会计凭证至少要保存15年，这期间不知有多少人要翻看，因此会计凭证的装订决不能被忽视。下面就凭证装订工作中遇到的一些问题发表一下我的看法。

装订前如何保存凭证？

凭证生成到凭证装订成册有时间间隔，这期间如何保存凭证？我认为凭证应在会计制单的时候就粘贴完毕，“成品”后往下传，凭证装订员在接到凭证时就立即将凭证用凭证机压起来，这样才有利于单张凭证的保管和下一步的装订。否则，追求完美的成册凭证，无异于舍源求末，是不会有满意的结果的。首先我们分享一个问题：凭证要不要粘贴？

有人喜欢将大小不一的原始凭证折叠成记账凭证大小，然后用曲别针别起来，认为不用胶水粘贴可以避免胶水干结造成的不平整。我认为凭证还是粘贴为好：首先可以保证凭证的完整性，一份凭证粘贴整齐，页次、附件都固定下来了，有效地避免页次错乱、附件缺失；再者，一份凭证粘贴完毕，一眼就看出整不整齐；曲别针夹会照成不平整，去掉曲别针也方便用重物挤压。至于因为胶水干结造成不平整，可以通过减少胶水的使用量、在粘贴好后立即用重物压紧避免。综上所述：凭证还是粘贴为好。

那么既然要贴，怎样粘贴好呢？

首先说凭证附件粘贴的顺序。附件的粘贴顺序虽说没有文件硬性规定，但我们本着常理，还是讲个顺序为好，举例说明，若是一张原材料挂账的凭证，附件粘贴的先后顺序应是：发票、发票清单、入库单、合同。而不应一张凭证看到最后才发现发票。所以，一个原则：按每个附件的重要程度的顺序粘贴。

有人习惯装订凭证的时候，在凭证装订部位加厚薄不一的纸片，这是因为附件没顶头贴造成的，凭证厚度不一，装订后会出现“小头大肚子”的现象，只有通过在“头部”加纸调整。但是我发现，如果附件从粘贴单左边边界线开始贴起，并适当多贴几张，就能保证一份凭证左右厚度一致。要注意的是附件左端重要的经济信息，应避免因装订被覆盖；自制的原始单据应留有装订位置。

如何保证成册凭证的完整？

有时订完凭证才发现少了一份，或凭证串号，不得不拆本重订，很是郁闷！我有一个法宝，可以避免这个问题，就是坚持在凭证成册前的最后一刻检查一次凭证号。说完也许就有人笑了，这算什么法宝！如果认为再检查是重复劳动，而忽略这个步骤，那么就不能保证不出问题。方法很简单，就看你做不做！所以，要想一劳永逸，这一遍是绝对不能少的。

如何提高凭证装订的完美度？

方法一：在凭证封皮固定前按上数码，避免成册后数码按错造成的不美观甚至返工。凭证封皮上的日期、册次、凭证号码都需用数码章一个一个的盖，很容易出错。有时一本凭证装订完毕，却因不小心按错数码而留有遗憾，若在成册前就按数码，就是错了，另换一张，也很方便，不会有返不返工的纠结。

方法二：以右、下两面为基准追求凭证四面齐。我们装订凭证，要追求四面都整齐，但有时却因实际情况所限达不到，那至少要做到右、下两面齐。一本凭证平放在桌上，四面中最先映入眼帘的是凭证的下边，所以下面齐不齐对凭证装订质量有很大影响。右边对齐，就是左边不太齐也好处理，可以在装订成本后用刀片对左边打磨，直到平整为止。这样不仅做到了三面齐，而且被打磨过的切面也好粘贴封皮。

方法三：用尺子打造完美装订线。在凭证封皮涂上胶水还未干之前，可以用两个塑料尺对装订部位进行打磨，就像用瓦刀砌墙一样，装出来的凭证有楞有角，可以和书本媲美。

都说凭证装订是会计基础工作的一个缩影，我认为很确切，因为从一个单位凭证装的好坏就能看出这个团队团结与否。从严把经办人附件粘贴关，到会计制单整理凭证，再到装订员装订，这期间要经过好几个人，好几道程序，无论那一道程序出了问题，都不会有最后完美的结果。凭证装的好不是凭证装订人员一个人的功劳，而是整个团队团结协作的结果。

作者：兴利除弊

来源：中国会计视野