往来账款是企业因购销商品、提供或接受劳务而与客户或者供应商所形成的债权、债务关系,主要包括应收、应付、预收、预付、其他应收、其他应付款等。加强企业往来账款的财务管理,不仅是企业财务精细化管理的内在要求,更有利于真实地反映企业的财务状况和经营成果。笔者结合所在企业往来账款财务管理的成功经验,提出构建往来账款全流程闭环财务管理的“三步法”。

企业往来账款财务管理的功夫应下在往来账款管理之外,全面强化往来账款源头管理,提高往来账款“注入”质量。

厘清业财岗位分工与职责。业务经办人、经办部门应对往来账款的收付负“主体责任”,经办人工作质量与绩效考核与销售回款形成挂钩,以充分调动业务经办人的积极性,约束和督促经办人员尽早回收往来款。财务人员则对往来账款管理起监督复核作用。

企业应加强商务过程管理。在企业采购或销售过程中,应充分评估往来账款的坏账风险和资金成本,并将相关要求融入到合同中去。比如合同付款条款中要严格控制预付账款的支付比例、进度款的支付要匹配或滞后项目的开展进度等,避免资金长期被合作伙伴占用;在企业销售过程中,管理策略则相反。对于业务往来发生较多、数额较大、周期较长的企业,可以按业务性质实施信用分类管理。

企业应梳理形成往来账款的关键业务事项,做好往来账款科目的重点控制。比如对于“其他应收款“科目中的员工借款,企业应明确员工借款的适用范围及借款期限;对于“预付账款”科目中的非合同类预付款,要严格预付款资金支付的审批流程,一事一议。

往来账款结余详情的编制是对企业账务处理的再次复核,能够及时发现财务人员在账务处理过程中所形成的会计差错。往来账款结余详情的编制应以会计科目为维度,明确结余详情涵盖的项目要素,如摘要、合同及编号、金 额、经办部门(人)、挂账日期、账龄、预计收付时间等。

在明确项目要素的基础上,企业应对要素内容、编制过程进行标准化规范,比如摘要统一为“挂XX项目尾款”。对于编制过程中发现的会计差错,要形成标准化的差异确认和反馈机制。

如有可能,企业应尽量保证结余详情编制人员的稳定性。结余详情编制完毕后,企业应由专门的人员进行汇总,并由编制人员之外的财务人员进行复核确认,对于会计差错形成整改建议。审核无误后,牵头人员应对定稿后的往来账按照既定格式进行打印,交编制和复核人员签名确认后进行归档。

财务部门应结合往来账款合同中所约定的期限、结算对象对往来账款结余详情进行分析,发现企业往来账款管理中存在的问题,提请管理层与业务经办部门(人)提前采取对策。

往来账款形成后,财务部门要改变传统的重视资金和费用核算管理的惯性,要对往来账款实行动态跟踪,建立主动管理式的清收清付机制,除落实国家财经法规要求的对账函证等法定动作以确保业财、账表、账实一致之外,要结合企业实际情况加入自选动作提高往来账管理的效率和效益。

一方面,要定期进行内、外部对账。

如每季度或半年选出部分往来挂账寄送对账函,向供应商进行对账,对于差异部分要重点进行跟进,查实差异真正原因;建立内部对账机制,对于系统数据、关键数据每月进行查实、核对,对于结余详情每半年要求业务部门汇总确认,确认结果具体到人,并以内部公文形式进行流转。

另一方面,财务部门要建立往来账款常态清理机制。根据往来账款的特点,按经办部门列出清单进行催收催付,具体包含上期催收催付历史遗留问题、本期到期应催收催付往来款项、即将到期应收应付款项提示等,并将到期款项具体操作指引进行融入。在业务部门层面,部门报账员要建立台账对往来账款进行管理与反馈,协助项目经办人进行跟进,落实催收催付工作,改变以往只重视发放催收清单而不注重催收结果的状况。

作者:徐剑锋

来源:中国会计报,公众号ID:Accounting-News