摘要

　　

　　Excel中大量的公式函数可以应用选择，可以执行计算、分析、查找、标示、排序等诸多功能。这里，我们总结了工作中实用的但大多数人可能还不了解的一些公式。

　　

　　一、计算年龄、性别等

　　

　　1、根据出生日期自动计算周岁：=TRUNC((DAYS360(D3,NOW( )))/360,0) ———假设D列存放学生的出生日期，E列输入该函数后则产生该生的周岁。

　　

　　2、用出生年月来计算年龄公式：=TRUNC((DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE))/360,0)。

　　

　　3、从输入的18位身份证号的出生年月计算公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2))。

　　

　　4、从输入的身份证号码内让系统自动提取性别： =IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))公式内的“C2”代表的是输入身份证号码的单元格。

　　

　　二、基本统计应用

　　

　　1、求和：=SUM(K2:K56)——对K2到K56这一区域进行求和；

　　

　　2、平均数：=AVERAGE(K2:K56)——对K2 K56这一区域求平均数；

　　

　　3、排名：=RANK(K2，K$2:K$56)——对55名学生的成绩进行排名；

　　

　　4、等级：=IF(K2>=85,"优",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格")))

　　

　　5、学期总评：=K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4——假设K列、M列和N列分别存放着学生的“平时总评”、“期中”、“期末”三项成绩；

　　

　　6、最高分：=MAX(K2:K56)——求K2到K56区域（55名学生）的最高分；

　　

　　7、最低分：=MIN(K2:K56)——求K2到K56区域（55名学生）的最低分；

　　

　　8、分数段人数统计：

　　

　　（1）=COUNTIF(K2:K56,"100")——求K2到K56区域100分的人数；假设把结果存放于K57单元格；

　　

　　（2）=COUNTIF(K2:K56,">=95")－K57 ——求K2到K56区域95～99.5分的人数；假设把结果存放于K58单元格；

　　

　　（3）=COUNTIF(K2:K56,">=90")－SUM(K57:K58)——求K2到K56区域90～94.5分的人数；假设把结果存放于K59单元格；

　　

　　（4）=COUNTIF(K2:K56,">=85")－SUM(K57:K59)——求K2到K56区域85～89.5分的人数；假设把结果存放于K60单元格；

　　

　　（5）=COUNTIF(K2:K56,">=70")－SUM(K57:K60)——求K2到K56区域70～84.5分的人数；假设把结果存放于K61单元格；

　　

　　（6）=COUNTIF(K2:K56,">=60")－SUM(K57:K61)——求K2到K56区域60～69.5分的人数；假设把结果存放于K62单元格；

　　

　　（7） =COUNTIF(K2:K56,"<60") ——求K2到K56区域60分以下的人数；假设把结果存放于K63单元格；

　　

　　说明：COUNTIF函数也可计算某一区域男、女生人数。 如：=COUNTIF(C2:C351,"男") ——求C2到C351区域（共350人）男性人数；

　　

　　9、优秀率：=SUM(K57:K60)/55*100

　　

　　10、及格率：=SUM(K57:K62)/55*100

　　

　　11、标准差：=STDEV(K2:K56)——求K2到K56区域(55人)的成绩波动情况（数值越小，说明该班学生间的成绩差异较小，反之，说明该班存在两极分化）；

　　

　　12、条件求和：=SUMIF(B2:B56,"男"，K2:K56)——假设B列存放学生的性别，K列存放学生的分数，则此函数返回的结果表示求该班男生的成绩之和；

　　

　　13、多条件求和：｛=SUM(IF(C3:C322="男",IF(G3:G322=1,1,0)))｝——假设C列（C3:C322区域）存放学生的性别，G列（G3:G322区域）存放学生所在班级代码（1、2、3、4、5），则此函数返回的结果表示求一班的男生人数；这是一个数组函数，输完后要按Ctrl＋Shift＋Enter组合键(产生“｛……｝”)。“｛｝”不能手工输入，只能用组合键产生。

　　

　　14、用函数组合进行多条件的计数统计

　　

　　例：第一行为表头，A列是“姓名”，B列是“班级”，C列是“语文成绩”，D列是“录取结果”，现在要统计“班级”为“二”，“语文成绩”大于等于104，“录取结果”为“重本”的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。

　　

　　公式如下：

　　

　　=SUM(IF((B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0))

　　

　　输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。

　　

　　三、查找、标示、排序等

　　

　　1、查找重复内容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重复","")。

　　

　　2、查找并标示

　　

　　Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色比如：

　　

　　A1〉1时，C1显示红色

　　

　　0<A1<1时，C1显示绿色

　　

　　A1<0时，C1显示黄色

　　

　　方法如下：

　　

　　（1）单元击C1单元格，点“格式”>“条件格式”，条件1设为： 公式 =A1=1

　　

　　（2）点“格式”->“字体”->“颜色”，点击红色后点“确定”。

　　

　　条件2设为： 公式 =AND(A1>0,A1<1)

　　

　　（3）点“格式”->“字体”->“颜色”，点击绿色后点“确定”。

　　

　　条件3设为： 公式 =A1<0，点“格式”->“字体”->“颜色”，点击黄色后点“确定”。

　　

　　（4）三个条件设定好后，点“确定”即出。

　　

　　3、控制每列数据的长度并避免重复录入

　　

　　（1）用数据有效性定义数据长度。用鼠标选定你要输入的数据范围，点"数据"->"有效性"->"设置"，"有效性条件"设成"允许""文本长度""等于""5"（具体条件可根据你的需要改变）。还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点"确定"。

　　

　　（2）用条件格式避免重复。选定A列，点"格式"->"条件格式"，将条件设成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”，点"格式"->"字体"->"颜色"，选定红色后点两次"确定"。这样设定好后你输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。

　　

　　4、把B列与A列不同之处标识出来

　　

　　（1）如果是要求A、B两列的同一行数据相比较：

　　

　　假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:

　　

　　“单元格数值” “不等于”=B2

　　

　　点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。

　　

　　用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。

　　

　　B列可参照此方法设置。

　　

　　（2）如果是A列与B列整体比较（即相同数据不在同一行）：

　　

　　假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:

　　

　　“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0

　　

　　点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。

　　

　　用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。

　　

　　B列可参照此方法设置。

　　

　　按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色，A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。

　　

　　5、批量地处理按行排序

　　

　　假定有大量的数据(数值)，需要将每一行按从大到小排序，如何操作？

　　

　　由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。解决方法如下： 假定你的数据在A至E列，请在F1单元格输入公式： =LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1)) 用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。 你原有数据将按行从大到小排序出现在F至J列。如有需要可用“选择性粘贴/数值”复制到其他地方。

　　

　　注：第1步的公式可根据你的实际情况（数据范围）作相应的修改。如果要从小到大排序,公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1))

　　

　　6、判断单元格里是否包含指定文本

　　

　　假定对A1单元格进行判断有无"指定文本",以下任一公式均可:

　　

　　=IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","无")

　　

　　=IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1)),"无","有")

　　

　　求某一区域内不重复的数据个数

　　

　　例如求A1:A100范围内不重复数据的个数，某个数重复多次出现只算一个。有两种计算方法：

　　

　　一是利用数组公式： =SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)) 输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。

　　

　　二是利用乘积求和函数： =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

　　

　　7、快速整理出一个目录工作表

　　

　　（1）用宏3.0取出各工作表的名称，方法：

　　

　　Ctrl+F3出现自定义名称对话框，取名为X，在“引用位置”框中输入：

　　

　　=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("]",GET.WORKBOOK(1))+1,100)

　　

　　确定

　　

　　（2）用HYPERLINK函数批量插入连接，方法：

　　

　　在目录工作表（一般为第一个sheet）的A2单元格输入公式：

　　

　　=HYPERLINK("#'"&INDEX(X,ROW())&"'!A1",INDEX(X,ROW()))

　　

　　将公式向下填充，直到出错为止，目录就生成了。