国际贸易单证工作的基本要求

　　国际贸易 是单据贸易，几乎所有贸易环节的具体操作都与单据的交换密切相关，即使是在计算机高度发展的今天，单据也在扮演着相当重要的角色（EDI无纸贸易和电子单据的运用）。不了解和不熟悉 单证 知识就意味着不懂贸易，无法与业务部门的相关人员进行正确沟通和交流，就意味着所进行的交易不可能正常，其结果很可能会是旷日持久的官司，永远无法取得的货款和一辈子都收不到的货物。 国际贸易 单证 工作如此重要，自然受到业内各方人士的瞩目和重视。　　1.单证的含义：广义的单证指的是在国际贸易各环节中所使用的各种单据、文件、证书和证明等，狭义的单证则是 信用证 和与 信用证 有关的单据。　　2.单证课程的主要内容：根据有关 信用证 、合同、惯例和法律法规制作符合要求的托运单据、通关单据、结汇单据、外汇 核销 和 出口退税 单据、配合银行做好单据的提交、审核和流转、掌握处理进口单证工作的能力、能够利用EDI进行电子单据的操作、尽快全面提高从业人员单证制作技巧和处理单证疑难问题的应变能力。　　3.《国际贸易单证实务》的理论性、实践性、专业性、衔接性和完整性极强，涉及众多的国际公约、惯例、国内规定和准则。　　一、单证工作的意义　　1.企业 进出口 收、付汇的需要。实际业务中对如何实现货币的转移，怎样支付货款、如何收取货物多通过单据加以实现，因为国际贸易中常用的贸易条件为 FOB 、 CFR 、 CIF 等，而这些交易最重要的特点之一就是“象征**货”（当事人买卖代表货物所有权的单据等于买卖货物）。　　2.合同履行的手段和证明。在业务活动中提交相应单据是当事人履行合同的手段，也是当事人完成合同义务的证明。合同订立后，履行阶段可概括为“货、证、船、款”四环节，无论是哪个环节， 进出口 商及合同有关的相应各方只有在履行了约定义务的情况下才能取得相关单据，没有提交应交付的单据就意味着没有按规定履约。　　3.避免和解决争端的依据。因为国际贸易是单据贸易，所以在合同订立之前、之中和之后都要对相关单据严格把关，不然就可能造成因单据的不规范、不确切、存在授人以柄的漏洞而引发麻烦或在发生有关争议后无法利用合法的手段（出示合格的单据）保护自己，更谈不上对对方的不合理要求据理力争、成竹在胸地说“不”。　　4.直接影响国家、企业和个人的形象和利益。做好国际贸易单证工作对整个国家、每个企业和每个从业员工的形象和利益都有重大影响。　　5.单证工作是企业经营管理的重要环节。企业对整个贸易环节都应进行有效的监管，单证管理又是最后一个环节，即使洽谈、订合同、备货、 报检 、 报关 、保险、装运等环节没有任何问题，在制作、提交单证方面出了问题，也会致使业务前功尽弃。所以所有企业都应加强、重视单证工作，力争为每笔业务画上圆满的句号。　　二、单证从业人员的要求对于单证从业人员的要求，因每个公司经营规模、经营品种、经营方法等各异会有所不同，但基本要求如下：　　1.爱岗敬业。由于单证工作的特殊性，从业人员应具有很高的政治、职业、道德素质。　　2.知识能力。做好单证工作，从业人员还必须具有功底深厚的 国际贸易专业 基础理论和专业外语知识。在对外签订、履行合同过程中，如不了解相关的理论知识，就很容易出差错。在我国的贸易发展进程中曾发生过因单据中的一个单词或字母错误而致几十万甚至上百万美元损失的案件。　　所以从业人员必须掌握以下专业知识：贸易政策和贸易惯例法律；贸易实务理论及操作；贸易合同、信用证和单据；与贸易有关的运输、保险、 报关 等各环节的知识；外语知识则应至少能看懂、理解所有单证的要求并followsuit，以合同、信用证和单据为主线有序操作。　　3.相关技能、技巧。单证从业人员应具备多种技能：　　使用计算机处理业务的能力：目前许多单据都是通过计算机制作完成的，所以从业人员必须具备操作计算机和有关应用软件的相关能力，同时还要掌握电子 报关 、电子 报检 、网上备案 核销 、退税、网上申领许可证等和利用INTERNET进行电子商务活动的知识和技能。　　独立制作、协调和管理各种单据的能力：麻雀虽小，五脏具全。不管一笔合同金额多少，应提交的单据必须在规定的时间内如数提供。有些单据是出口企业制作，有些则由其它部门予以配合，不同的合同要求的单据可能会有区别，企业在一定的时间内可能会有几笔合同同时履行，这样就要求操作人员在制作单据时应该做到：职责分明、沟通顺畅、先后有序、纵览全局。　　业务核算能力：能正确运用所学知识进行价格、运费、保险费和汇率等业务内容的运算。　　4.从业人员的培训和职业资格认证。单证工作如此重要，从业人员必须定期或不定期参加相关知识的培训。在上海等地地方培训经验的基础上，从2005年开始，商务部委托中国对 外贸 易企业协会在全国范围内开展了单证员资格统一考试，并作为一项制度，每年定期举办。该考试的目的在于使全国单证从业人员能够在更规范、更标准的环境下成功完成单证工作，并大幅度提高我国单证从业人员的总体制单水平。　　5.必须建立单证工作专人负责/单独部门负责制。通过对现阶段企业单证工作的调查发现，在信用证这种对出口方最有利的付款方式下，企业能正确、正点、及时向银行提交单据所占比例不到30%，这势必会直接影响企业的经济效益；只有10%的企业有单证部或专人负责制单；有些公司由业务员或财务部共同负责制作单据；有35%的企业由业务员对相关业务采用“一条龙”的形式（从合同谈判到办理退税）操作，这样一来，由于从业人员为非专门人员，缺乏对单证知识的全面了解，所制作的单据有不符点就不足为奇了。另外，某些规模较小的企业不愿意设置专门岗位或认为没有必要配备专门人员进行制单，就将该项工作委托银行或代理人操作，这样对企业信息保密和规模的扩大都会有影响。　　三、通过单证相关知识的培训应达到的目标：使制单人员充分、真正理解制单工作的重要意义并制作出符合合同、信用证和法律规定的单据；少走弯路，缩短花钱买经验的时间，减少不必要的重复失误。对那些只顾眼前利益（节省开支）而雇佣没有经验、刚刚走向工作岗位的人的企业而言，少花钱自然是好事，但走马灯式地频换单证人员对企业的发展是有百害而无一利，应舍得在员工培训上投资；通过对员工进行培训，可稳步提高全国从业人员的制单结汇水平。以往之所以出现部分企业单据制作水平低下，原因之一是缺乏单证知识的系统学习，这样就造成了从业人员接触相关工作时难以得心应手。　　企业必须培养一批精通 国际结算 规则，精通各种结算方式，精通各种信用证，精通制单结汇的 外贸 业务员和单证操作人员，同时还应建立一套信用证、单据管理和流转制度。　　国际贸易单证工作要点　　从事国际贸易单证工作需要掌握许多“要点”。从易学、易记和实践中使用的频率高低的角度，我们把单证工作的各个方面都以三“要点”的形式加以说明，希望能对广大从业人员理解和掌握相关知识有所帮助。　　工作主线：合同、信用证、单据　　这是一条贯穿整个国际贸易程序始终的主线。交易的双方在从事贸易活动时首先应订立合同以确定彼此的权利和义务，在此基础上（如果是信用证付款方式）由买方向本国开证行提出开证申请，并由后者向出口受益人开出信用证，然后买卖双方就以信用证和有关法律法规的规定为准来具体履行各自的义务，实践中履行义务多通过单据的形式实现。这条主线可简记为“3Cs”:S/C(合同)———L/C（信用证）———DC（单据）。　　工作过程：制作、审核、提交　　任何一个环节的单证工作都可以缩略为上述三方面，该工作过程的主要依据是合同、信用证、有关惯例、规定和买卖货物的原始资料。第一、制作单据。单据不同的出单人各异：发票、箱单、汇票等由卖方做；运输部门通常会配合出具 提单 、运单、船证等；货物的保险手续则一定由保险公司办理，这就要求相关各方应密切协作，按要求顺序出单。第二、对制作完成的单据应严格审核，审核的一般过程是：制单人及其所在公司内部先自行核实，确认所做单据没有问题的情况下，再向本国银行/相关部门提交，银行有关部门将结合信用证等对单据进行逐字、逐句的审核，如单、证内容表面一致，银行将通过一定方式把全部单据寄国外有业务往来的银行（付款行），付款行审核后如无异议即履行付款义务，买方从付款行赎单前也要对单据进行审核，所以审核单据从出口方、出口银行、进口银行和进口方之间一直在进行。第三、如果单据的制作和审核没有发现任何问题，按规定的时间、方式和要求的种类、份数提交合格单据就成为顺理成章的事了。　　基本单据：发票、箱单、 提单　　一笔业务不管内容繁简，当事人位于哪个国家，有关当事方通常都会要求出口方提交这三种单据。如交易条件不同，要求的单据种类也可能有所增减。比如 CIF 条件下出口方有义务提供保险单，如所出口的商品是法定检验商品，应有相应检验证；作为支付工具的汇票也不是每笔交易都需要的，有些业务根本不需要使用汇票；如果是易货或边境贸易，当事人一手钱，一手货，可能不需要单据或只有发票即可，所以单证从业人员对这三种单据必须认真对待、了如指掌。　　单据类型：官方、商业、金融　　单据的分类有多种，上述分类主要是从出单人和单据的作用角度进行划分的。官方单据主要指由官方机构核发的单据，诸如 进出口 报关单 、检验检疫证、进出口收付汇 核销 单、原产地证和 海关 、领事发票等；商业单据主要是由进出口商、运输部门、保险公司等制作并提供的包括发票、装箱单、 提单 、保单、受益人证明、装运通知等在内的各种常见单据；金融单据用于取得货款，包括汇票、本票和支票。此外，单据还有下列划分方法：从贸易环节角度单据被分为：货物单据、托运单据、 报关单 据、保险单据、结汇单据、 核销单 据、退税单据、（如发生争议）争议索赔单据等；从进出口角度讲有进口单据和出口单据。　　主要当事方：卖方（受益人）、买方（申请人）、第三方（银行/ 海关 /运输部门等）　　国际贸易中的每个环节都会涉及多个当事人，但都可以概括为三方：出口方（受益人）、进口方（申请人）和某个第三方，所有单据的制作、流转都是围绕这三个人进行。比如在办理保险手续时，根据交易条件的不同，可以由买方（ FOB 、 CFR ）或卖方（ CIF ）向第三方保险公司办理相应事宜。　　付款方式：汇付、 托收 、信用证　　贸易实践中可以使用的付款方式有汇付、 托收 、信用证、延期和分期付款、国际保理和包买票据（弗费廷）等，不管使用哪种方式付款都必须提交相应的单据。付款方式不同，所要求的单据的种类、份数、交单方式都会有所区别。例如，在汇付中的电汇/信汇方式下，使用的主要单据是通过SWIFT等电讯手段发出的《付款委托通知书》；在 托收 中的D/A条件下，从理论上讲所有专家同一口径：不宜采用，但实践中基于买方市场的现实，许多公司在按此条件进行货款收付，且有些业务中的单据并非通过托收银行而是直接寄买方，当然这只能在出口方能够掌控风险的范围内进行；信用证的特点之一是单据买卖，其对单据的要求更是遵循“严格一致”的原则。　　常涉术语： FOB 、 CFR 、CIF　　国际贸易中为了明确双方当事人在货物交接、风险和费用等责任的负担问题，通常都会在合同中采用某种贸易术语，FOB、CFR和CIF三种只适用 海运 的术语最为常见。术语不同，出口方向银行或进口方提交的单据是有区别的。根据IN鄄COTERMS 2000的解释，FOB条件下，应提交的单据包括商业发票、许可证和证明履行合同义务的通常单据/电子信息；CFR条件下，则明确提出应提交在目的港提货或可以转让的运输单据，实践中特别强调此术语下出具并发送装运通知这份单据的重要性；CIF条件下提交保险单则成了出口方的法定义务。　　适用范围：对内、对外、内外均可　　与国际贸易活动有关的各种单据的适用范围是不一样的。有些只在国内流转（ 报关单 、 核销单 、货物出运委托书、开证申请书等）；对外使用的结汇单据的制作要求相对较高，且必须英文制作；还有一些单据既可用于国内，又可对外出具，像发票这种国际贸易核心单据，对外结汇必须提交，对内办理产地证、保险、报关、检验、核销、退税、记帐等手续时也是必备单据。　　时间衔接：相同、早于、晚于　　由于国际贸易中的单据众多，各种单据的出单顺序是必须要考虑的一个问题，单据之间的时间必须满足有关合同/信用证/惯例的要求，且先后顺序应合理、符合逻辑性。就两种单据的出单时间先后比较看有相同、早于和晚于三种情形。例如，保险单必须在提单之前或最晚与提单同一天出具；产地证的出单时间应早于发票的时间；报关放行通常应在货物装运前24小时完成；装运通知一般应在装运当天对外发出等。　　重要期限：LC到期日、装运期、交单期在LC付款条件下，应正确理解到期日、装运期、交单期三者之间的关系。当事人必须按合同/信用证/惯例完成三个规定时间内要求完成的工作。例如，在LC只规定到期日而没有规定装运和交单期的情况下，受益人应按UCP500规定最晚在LC到期之前完成货物的装运，并在运输单据出具后21天内向银行交单，但不应晚于LC规定的有效期。份数表达：FULL SET OF，COPY/FOLD，IN DUPLICATE等国际贸易中的任何一种单据都有具体提交几份的规定，较多使用的短语有FULL SET OF（3/3，2/2 SET OF）表示全套的的意思；使用COPY/FOLD，比如可以说“COMMERCIAL INVOICE IN 3 FOLDS”、“PACKING LIST IN 2 COPIES”等；还可以用介词短语表示：从一式两份到一式十份 英语 中均有固定短语，像IN DUPLICATE（两份）、IN TRIPLICATE（三份）、IN QUADRUPLICATE（四份）、IN OCTUPLICATE（八份）等，且至少应含有一份正本；如没有对某种单据的份数提出要求，一般可以只提交一份；如明确提出正、副本的份数，应按规定制作、提交。　　单据形式：统一印制、自制、电子单据任何一种单据都体现为一定的形式。从实际业务角度讲，官方单据多为统一印制，像一正三副的GSPFORMA（格式和内容在世界范围内都是统一的）、一式三联的 核销单 （外汇管理局统一印制）、 海关 规定的进出口报关单证等；出口公司、运输部门、保险公司和银行等出具的单据格式、内容多自定，但相差不大；电子单据则主要指EDI，目前我国电子单据发展最完善的是“金关”工程、网上许可证和配额申领等。清晰脉络：业务环节、办证步骤、单证流转单　　证从业人员必须清楚各种单据产生的脉络。一般而言，首先应明确某单据产生的业务环节，其次应清楚该单据的办证步骤，第三是单据出具后的流转过程。例如在办理托运事宜时，其业务发生在运输环节中，在办理相关单据时的步骤和流程可以简单地理解为这样一个顺序：S/C（合同）———L/C（信用证）———B/N（托单）———S/O（装货单）———M/R（大副收据———杂货运输）或D/R（场站收据———集装箱运输）———B/L（提单）———D/O（提货单）。　　　

特别注意：客检证、使领馆认证、有特殊要求的单据实际工作中，大家可能有这样的体会：出口商有时很难处理某些国家银行开出的信用证中的一些单据要求。　　　 比较典型的情况有：　　　第一、客户检验证的问题。这种要求多数是有情可原的：因买卖双方分处不同国家，买方为保证自身利益不受损害，在货物装运之时或之前，由自己派驻出口国的代表或机构对货物进行实地检验、核实并出相应证明，这样的合理要求应得到卖方的配合。所以对客检证应加以区别，能做到的一定予以满足，做不到的也应通过适当方式取得对方的谅解或要求对方修改；　　　 第二、单据认证。近些年来较多地出现在中东或非洲某些客户开立的信用证中，对这样的要求，我们应采取的正确做法是：宜早不宜迟（使、领馆认证应考虑出口地是否设有相应机构）、能做到的一定照办（如不满足对方要求，出口商就会失去一个贸易机会和贸易伙伴）、成本核算中应事先考虑这笔费用（少则几百，多则几千元）；　　　 第三、特殊单据的要求。主要是不同于发票、箱单等正常单据以外的单据。例如美国海关要求的电子舱单自动申报（AMS）的规定、海关发票、非再加工证明等。　　　 使用语言：英文、中文、第三国语言提交的单据所使用的语言应符合信用证或有关规定。在没有明确规定的情况下，多数单据都以 英语 制作。但某些官方语言为 法语 的（南美）国家可能会在订立合同或开立信用证时要求某些单据的品名或单据上的某些要求以 法语 形式显示，这种要求通常应得到满足；来自日本的信用证也可能提出以 日语 标明某些内容，我们同样应做到；在CCPIT对外出具的证明书上通常都有中、法两种文字；港、澳地区的客户要求在某些单据上列明商品的中文名称也是正常的要求；中英文对照的保险单和许可证等是能够被接受的；国际铁路运单以俄、中两种文字显示也不足为怪。需要说明的是上述三“要点”并非单证工作的全部，有些业务内容和环节涉及的单据制作包括多个要点，大家在单证实际工作中应注意举一反三，绝不可三心二意、一问三不知，学习、应用有关业务知识时刻铭记三人行，则必有我师，遇到从未接触过的情况时应三思而后行。　　重要期限：LC到期日、装运期、交单期在LC付款条件下，应正确理解到期日、装运期、交单期三者之间的关系。当事人必须按合同/信用证/惯例完成三个规定时间内要求完成的工作。例如，在LC只规定到期日而没有规定装运和交单期的情况下，受益人应按UCP500规定最晚在LC到期之前完成货物的装运，并在运输单据出具后21天内向银行交单，但不应晚于LC规定的有效期。份数表达：FULLSETOF，COPY/FOLD，INDUPLICATE等国际贸易中的任何一种单据都有具体提交几份的规定，较多使用的短语有FULLSETOF（3/3，2/2SETOF）表示全套的的意思；使用COPY/FOLD，比如可以说“COMMERCIALINVOICE3FOLDS”、“PACKINGLISTIN2COPIES”等；还可以用介词短语表示：从一式两份到一式十份 英语 中均有固定短语，像INDU鄄PLICATE（两份）、INTRIPLICATE（三份）、INQUADRUPLICATE（四份）、INOCTUPLICATE（八份）等，且至少应含有一份正本；如没有对某种单据的份数提出要求，一般可以只提交一份；如明确提出正、副本的份数，应按规定制作、提交。　　单据形式：统一印制、自制、电子单据任何一种单据都体现为一定的形式。从实际业务角度讲，官方单据多为统一印制，像一正三副的GSPFORMA（格式和内容在世界范围内都是统一的）、一式三联的核销单（外汇管理局统一印制）、海关规定的进出口报关单证等；出口公司、运输部门、保险公司和银行等出具的单据格式、内容多自定，但相差不大；电子单据则主要指EDI，目前我国电子单据发展最完善的是“金关”工程、网上许可证和配额申领等。清晰脉络：业务环节、办证步骤、单证流转单　　证从业人员必须清楚各种单据产生的脉络。一般而言，首先应明确某单据产生的业务环节，其次应清楚该单据的办证步骤，第三是单据出具后的流转过程。例如在办理托运事宜时，其业务发生在运输环节中，在办理相关单据时的步骤和流程可以简单地理解为这样一个顺序：S/C（合同）———L/C（信用证）———B/N（托单）———S/O（装货单）———M/R（大副收据———杂货运输）或D/R（场站收据———集装箱运输）———B/L（提单）———D/O（提货单）。特别注意：客检证、使领馆认证、有特殊要求的单据实际工作中，大家可能有这样的体会：出口商有时很难处理某些国家银行开出的信用证中的一些单据要求。比较典型的情况有：第一、客户检验证的问题。这种要求多数是有情可原的：因买卖双方分处不同国家，买方为保证自身利益不受损害，在货物装运之时或之前，由自己派驻出口国的代表或机构对货物进行实地检验、核实并出相应证明，这样的合理要求应得到卖方的配合。所以对客检证应加以区别，能做到的一定予以满足，做不到的也应通过适当方式取得对方的谅解或要求对方修改；第二、单据认证。近些年来较多地出现在中东或非洲某些客户开立的信用证中，对这样的要求，我们应采取的正确做法是：宜早不宜迟（使、领馆认证应考虑出口地是否设有相应机构）、能做到的一定照办（如不满足对方要求，出口商就会失去一个贸易机会和贸易伙伴）、成本核算中应事先考虑这笔费用（少则几百，多则几千元）；第三、特殊单据的要求。主要是不同于发票、箱单等正常单据以外的单据。例如美国海关要求的电子舱单自动申报（AMS）的规定、海关发票、非再加工证明等。使用语言：英文、中文、第三国语言提交的单据所使用的语言应符合信用证或有关规定。在没有明确规定的情况下，多数单据都以英语制作。但某些官方语言为 法语 的（南美）国家可能会在订立合同或开立信用证时要求某些单据的品名或单据上的某些要求以法语形式显示，这种要求通常应得到满足；来自日本的信用证也可能提出以 日语 标明某些内容，我们同样应做到；在CCPIT对外出具的证明书上通常都有中、法两种文字；港、澳地区的客户要求在某些单据上列明商品的中文名称也是正常的要求；中英文对照的保险单和许可证等是能够被接受的；国际铁路运单以俄、中两种文字显示也不足为怪。需要说明的是上述三“要点”并非单证工作的全部，有些业务内容和环节涉及的单据制作包括多个要点，大家在单证实际工作中应注意举一反三，绝不可三心二意、一问三不知，学习、应用有关业务知识时刻铭记三人行，则必有我师，遇到从未接触过的情况时应三思而后行。