在国际贸易中，买卖双方在签订合同之后，就合同相关事宜或者贸易安排需要进行变更时，往往通过邮件、电话、面谈等方式进行。而贸易双方妥善保存在此期间的相关书面文件，对于后期发生贸易纠纷时确认债权债务关系和法律责任归属往往具有十分重要的意义。但一些出口企业在贸易实践中，往往由于种种原因忽视了书面证据的留底和保存，为日后可能发生的贸易纠纷埋下了隐患。中国出口信用保险公司（中国信保）处理的两宗索赔案件就充分说明了书面证据的重要性。

　　案情介绍

　　案例一：国内出口企业X向俄罗斯买家出口一批货物，形式发票约定支付条件为“70%定金生产前支付，30%余款在收到传真单据7日后支付”，货物从厦门通过铁路运输至阿拉山口再运往俄罗斯。货物到达俄罗斯后，买方在应付款到期后迟迟不支付30%的余款，由于投保了出口信用保险，X遂向中国信保报损并提出索赔。中国信保在处理过程中，发现该案存在以下问题：

　　1.出口合同约定货物价值120,274.20美元，而发票金额仅为8514..89美元；

　　2.出口合同约定价格中包含运费，而形式发票的价格条件为FOB，且被保险人在安排货物出口时代买方垫付运费36800美元；

　　3.买方在应付款发生逾期，X多次催讨的情况下，赴厦门与X以口头协商方式变更支付方式为“货物出口后30天内支付余款（含被保险人代垫的运费和阿拉山口的滞期费）”。

　　在后续调查过程中，中国信保发现X应买方要求低开了发票金额；买方声称按照《国际贸易术语解释通则2000》的条款，FOB项下由买方承担运费，且X无法提供全部事项的书面证据材料。

　　案例二：国内某出口企业B向德国买家出口一批货物，合同约定目的港为比利时的安特卫普，但实际运抵港为德国汉堡。货物到港后，买方以货物运抵港错误为由拒绝付款。B向中国信保反映在安排货物出运时，买方的指定货代通知其将目的港改为德国汉堡，B认为货代为买方指定，目的港更改事宜应为买方授意，遂照办。但中国信保随后与货代驻厦门办事处和汉堡办事处联系目的港更改事宜，对方拒绝提供书面材料。

　　案件分析

　　上述两案均存在出口企业未保留相关书面材料的问题，为债权确认和欠款追讨工作增加了难度。

　　案例一中，做低发票金额、更改支付条件等均属于更改合同的主要内容，在贸易双方达成一致的情况下，也应留存书面文件，以便将来发生贸易纠纷时，出口企业能够提出相应证据进行抗辩。其实，贸易双方的往来信函、电子邮件和在线聊天工具的聊天记录等都可以作为证据留存，不一定必须要求原始的纸质资料。而在出口贸易的实际操作中，一些出口企业往往只是一通电话就口头约定了合同内容或对其进行修改、补充。而且出口企业认为事后再让买方出具书面证明可能会给对方留下对进口商不信任、不放心的印象，不利于双方贸易关系的维系和发展。其实出口商在和买方达成口头协议或收到买方的口头指示之后，完全可以通过邮件、传真、在线聊天等形式和买方再次确认双方洽谈和指示的内容，并委婉表示希望买家能书面答复，而这些往来的记录都可以作为证据留存。

　　而在案例二中，出口企业认为货代为买方指定，更改目的港的指示肯定是由买方指示货代提出的。虽然最终货代驻厦门办事处的人员私下向中国信保透露更改目的港的指令确由汉堡办事处发出，但由于办事处拒绝提供书面材料，因此出口企业缺乏充分的证据证明买方因目的港更改而责怪出口企业并拖欠货款是无理的要求。出口企业从中应该看到在买方指定货代的情况下隐含的道德风险。因为无论是出于何种原因更改了目的港，一旦发生争执和异议，货代出于自保考虑是不会出来指证的，因此在贸易来往中保留相关证据就变得尤为重要，出口企业完全可以要求货代在对货物运输的约定做出修改或补充时提供书面的指示或说明。

　　从上述两个案例我们可以看到，其实出口企业只需在贸易过程中多个心眼，以各种方式和途径保留贸易过程中的证据，就可以在出险后及时提供有力证明，为挽回损失打下基础。因此广大出口企业，特别是业务操作人员应该重视贸易往来书面证据的留存，吸取其他企业的惨痛教训，积极维护企业的贸易利益。