商务函电写作规范和范文

2006-05-30 00:00 1075

商务函电写作规范  商务函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。  商务函电的写作应掌握7C原则,即:  完整(complete)  正确(correctness)  清楚(cle

  商务函电写作规范

  商务函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。

  商务函电的写作应掌握7C原则,即:

  完整(complete)

  正确(correctness)

  清楚(clearness)

  简洁(concreteness)

  具体(concreteness)

  礼貌(courtesy)

  体谅(consideration)

  完整:商务函电应完整表达所要表达内容和意思,何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

  正确:表达的用词用语及标点符号应正确无误,因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系,如果出错势必会造成不必要的麻烦。

  清楚:所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图,避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

  简洁:在无损于礼貌的前提下,用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成,摒弃函电中的陈词滥调和俗套,可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

  具体:内容当然要具体而且明确,尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

  礼貌:文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养,客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方,最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧,但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

  体谅:为对方着想,这也是拟定商务函电时一直强调的原则:站在对方立场。在起草商务函电时,始终应该以对方的观点来看问题,根据对方的思维方式来表达自己的意思,只有这样,与对方的沟通才会有成效。

  商务函电的种类包括:商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲,又可分为:来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。

  商务函电范文

  ★商洽函

  范例

  张先生:

  我方在《化学杂志》上,得到贵公司名称和地址,盼与贵公司建立商务关系,特函奉告。

  本公司系中国化学产品最大的出口商之一,具有五十年的商务经验,商誉驰名。我方的服务和产品品质保证会使贵方满意。

  对我方的信用,如需作进一步的了解,请向中国银行深圳分行直接查询。

盼尽速回音。
欧亚实业有限公司
2005年1月26日

  ★询问函

  范例

  张经理:

  就纯棉T恤供应一事,国内若干贸易公司已与本公司接触,请以CIF巴西圣保罗报价,500件价格多少,请惠函告知。

  目前此地对廉价衬衫市场销路甚佳,或贵方报价合理本公司就可能要求立即装运。因此,对贵方给予特别优待折扣一事,至表感激。

欧亚实业有限公司
2005年3月20日

  ★请求函

  范例

  李经理:

  谢谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋目录一函。贵方所需目录分别寄上,交盼贵方对所列条件会感兴趣。

  订购数量多少与价格,在表上均有分别说明,同时此表亦可作订购单使用。在88-98页上显示有多种新型号,是今年手袋展示会上一种时尚,敬请贵方注意。

  因为本公司接获大量订单,务必全力履行,故建议贵方对本公司之产品指示,尽速惠函告知。

欧亚实业有限公司
2004年8月10日

  ★告知函

  范例1

  李先生:

  我方三月十日致贵方函谅悉,故在函中曾强调我方第816号订单交货之重要,务必将货物于四月三十日前运达。

  货物虽已运出,但尚未接到贵方寄来的任何资料,除取消本订单外,别无选择。因为我方顾客坚持交货日期,这样做实出无奈,至感遗憾。

欧亚实业有限公司
2005年4月12日

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