一年一度的报税季正在如火如荼地进行中,许多企业的税务与会计部门都忙于在3月的申报期截止之前完成报税工作。尽管我们越来越依赖内部工具和技术,但是人为错误以及由此所导致的潜在高额成本仍然存在。为了揭示当下困扰企业税务与会计部门最为常见的差错,探究这些差错在身处不同行业且规模不一的企业的表现形式,彭博社(Bloomberg)下属的美国国家事务出版社(BNA)针对200名企业内部税务与会计专业人士进行了一项调查,其中半数以上的受访者来自收入超过十亿美元的企业。下文将详细阐述让企业“大出血”、源于最终用户以及税收和会计准则的十大差错,内容涉及技术缺陷以及监管混乱等。

 1、将错误的数据手动输入到企业系统中

 由于绝大部分的会计部门都要手动录入大量的数据,人为差错成为最常见的错误也就不足为奇了。偶尔的电子表格单元格输入错误是很难避免的,如果没有及时发现就很有可能招致审计和处罚。

2、将企业的财务或税务数据文件保存到个人设备

 在新闻头条中经常可以看到有关数据泄露的报道,专业人士称其中近五分之一(18%)是由于员工将公司的财务或税务数据文件保存到有潜在安全隐患的个人设备中。企业必须向员工强调,将企业的财务或税务数据保存到个人电子设备是违反公司政策的,对公司敏感数据的安全性造成了直接的威胁。数据泄露或黑客攻击都会将公司的声誉置于危险的境地。

 3、不慎将计算企业所得税数据的自定义Excel公式删除

 对于绝大多数企业而言,Excel表格仍然是非常有用的工具,所以由于Excel表格而产生的差错榜上有名也不奇怪了。在表格中误删除公式不仅会丢失所有数据,也会导致整个报告数据的不准确,最终因此受到处罚。只要有可能,企业就应该选择针对特定会计需求的会计或税务信息系统,而不是依靠电子表格来完成会计与税务的计算工作。

 4、在有安全隐患的公共Wi-Fi网络上工作

 有些员工可能认为利用本地咖啡馆的网络来进行工作是无损于公司的数据安全的,但是事实上在公共网络上访问公司敏感信息确实存在数据安全隐患。企业必须向员工明确从非安全的公共Wi-Fi_33网络访问公司数据将威胁到公司的数据安全,并且严重违反了公司政策。如果您的企业还没有意识到这一点,那么可以考虑为员工提供虚拟专用网络(VPN)访问端口,以便在办公室以外的地方更安全地工作。

 5、用外部生成的数据覆盖企业系统数据

 虽然员工可能有各种理由需要覆盖企业信息系统内的数据,但这样做将为包括输入计算有误的数据在内的各种可能的差错打开大门。税务与会计专业人士没有参与到企业资源计划(ERP)或其他新会计软件系统的实施计划是发生上述信息技术差错的根源。因此,专业人士的参与是避免数据覆盖差错的有效手段。公司可以通过让会计部门参与软件选型和最终实施来降低出错的机率。与此同时,公司还可以要求在覆盖系统数据之前必须得到管理层的批准。

 6、在收集到所有必需的数据前就进行结账工作

 7、修改以前年度的资产信息

 第6项和第7项差错都与数据有关,这反映出专业人员的信息需要与企业信息系统所能提供的信息之间存在脱节。这种以流程为导向的差错所带来的一个主要威胁是,在这一差错被发现之前,多年积累的记录可以被轻易地修改。可以想见,制造业等资产密集型行业更有可能摇摆使用最有效的折旧表,以修改资产的历史信息。

 8、错误地应用单一的州级税收法规

 9、未能追踪或遵循城市特别税收法规

 关注不断变化的税法以及企业所在的州与城市的税法差异是相当具有挑战性的。有近10%的受访专业人士表示,他们的企业错误地应用了单一的州级税收法规。另外,有相同比例的专业人员承认,他们的公司没有追踪或遵循城市特殊税收规定。这些差错最终导致企业错失享受地方税收激励的良机。

10、未能使用最有效的税率来最大限度地提高折旧

 由于对城市和州级税法的困惑,可能导致公司错失特定税收激励所带来的好处,进而,导致企业无法利用最有利的税率表来实现资产折旧最大化。通过留住合格的税务与会计人员,并选用最先进的会计软件,有助于避免本项差错和第8项差错。

 如果想解决所有这些常见的差错必须从高层开始入手。培养高管对这些差错的意识,寻求他们对税务和会计工作的支持是确保企业做出全面考虑税收影响的财务决策的关键。招聘和留住合格的税务与会计人员也将减少发生疏漏和判断失误的可能。

 此外,组织也应该定期地识别和关注当前会计实务中的薄弱环节,避免金融风险或声誉受损。通过更加健全的方法和手段,企业可以更好地进行财务投资规划,更加准确地确定税负。