刚开始做做外贸业务员那会，是一个人从头到尾兼任，啥都得干，宣传，注册b2b，搜索客户，发开发信，收盘，回复，讨价还价，制作PI，审核信用证，制作各类单据，一开始的确是有点手忙脚乱，后来慢慢的发现了规律，慢慢的就理顺了，再多的事情堆过来也不会乱，今天把我一直用的方法跟大家分享，希望大家也能交流一下日常工作的一些小技巧小方法!

　　避免手忙脚乱的最关键的是提高预见性，条理性，预见到下面会发生的问题，条理的组织好应对这些问题的文件!

　　有人要说了很多问题都是突发的，突发的就是想不到的，怎么准备啊?所以才让你有预见性!

　　举个最简单的例子来说，我的徒弟，昨天晚上，应该给某个客户做PI，杂费，运费是刚刚拿到的，都在邮箱，晚上九点，开始上网，发现网络相当不稳定，看了几封邮件就不能上了，于是发不了了，只能到了公司再发!

　　这个突然事件吧，如何处理呢?什么都不做了?等着明天到公司再处理?估计大部分人会这样，我的徒弟也基本上是这样，结果，出乱子了，到了公司，就没能接近电脑，一会车间，一会财务，一会经理，到了十一点，刚要上网，停电了!

　　本来是要昨晚上发的PI，到了现在还没发，虽然时间并不长，但是是可以完全避免的，如何做呢?

　　那应该是昨天晚上的工作，如果你手机邮箱可以登录的话，用手机都处理掉了;如果你手机真的不能操作，一开始你是可以上网的，运费和杂费你也拿到了，你可以先算出来价格，把PI都整理好，把要写的邮件都写好，存在U盘里，拿着，第二天到了公司，直奔电脑，无论谁叫你，你只需要一分钟复制粘贴，上传附件，发送就好了!

　　然后你再去忙其他事，一点都不耽误!

　　上面只是一个例子，平常的工作中，会遇到各种各样的事情，各种各样的手忙脚乱，例如，我还有四五个报价没做完呢，客户来了，我就得放下报价去陪客户;这个客户还没走呢，另一波又来了;这一套单据没做完，另一套单据又急着要，一大堆单子，全乱了……等等，这些都改如何处理?

　　其实这些都在于你日常工作的条理性!

　　报价，为什么会慢呢，因为你没有模板或者模板不完善，每次都需要更改大量的内容，费时费力，每次都得问海运费，没有事先准备。我做机械，但是一份机械的报价表一两分钟就出来了，所有的配置，我都做了模板，需要什么拿出来，稍微一改就可以;所有的港口费用，月初我都会要求货代事先整理一份发到我的邮箱，我手头有若干个货代，我会分配他们到不同的区域，你给我亚洲区，你给我欧洲区……到时候成单了，一定会找你，他们都很有积极性，有任何变动不用我问，事先都通知到了!

　　哪怕有多波客户到来，咱也有办法，只要安排妥当了，对咱们大大有利啊，我就遇到这种情况，例如，同一天到了，我们会安排他们到同一家酒店，事先告知他们我们上午跟您谈，下午还有其他的客户要接待，请你事先安排好自己的行程，如果是突发状况，就先让司机带着客户去某些地方娱乐一下，然后谈完这一个再进行另一个，切不可贪多，否则都会损失!

　　关于单据制作就更简单了。事先准备好单据模板，放在指定文件夹，要做单据时，重新创建以客户为名称的文件夹，将模板文件夹的文件复制，分别粘贴到不同客户名称的文件夹，进行编辑修改就好了，很快就能完成。

　　所以作为一个外贸人员，无论你是单证还是业务，一定要有基础准备工作，准备的越细致，完成起来就会越快，而且保证质量，这样就不会有很多事堆积起来吗，让你手忙脚乱!有哪些基础工作，培训的时候都讲过很多次，不做赘述。

　　这是其一!

　　其二，提高预见性，怎么提高呢，例如我徒弟的那个例子，如果她能这样想：万一明天一去就n多工作，没那么多时间整PI怎么办?她就会事先做足工作了。

　　再如说发货，工厂告诉我们21肯定能发，这个时候你就要想想，万一我转告给了客户，21发不了怎么办?那么就不能说21，你要说25或者27，留足充分的缓冲时间!

　　例如要出差，你就要想想，我出差了，万一有客户来，有邮件来咋办?有邮件来手机能处理，笔记本能处理，有客户来，也好说，你出差的时候一定要把你的工作交代给同事或者领导，让他们好安排出自己的时间，到时候临时抱佛脚，如果大家都没有时间，你就抓狂了!

　　再例如，我要放假了，客户不放假，万一客户需要报价咋办?这个培训的时候说了，要事先准备好报价需要的材料等等，不多说

　　如果我放假了，客户不放假，需要一些单证咋办?那就事先做好，存在邮箱里，需要的时候直接稍作修改发过去就行了!

　　还有很多，总之，你要把很多事情想在前头!

　　凡事多想一步，就如同下象棋，只看眼前的是菜鸟，看一步两步的已经不容易，能看到三步甚至以后的那是高手，再看的远的那就是大师!

　　外贸业务员一定不能做复读机，要做中央处理器，把大量的数据汇总起来，处理一下，条理的分类，总结，输出，那样你的工作才会井井有条!

　　（本文引用杭州市萧山进出口贸易有限公司）