公司日常经营管理之财务结算与物流配送注意事项

2015-01-27 11:33 1227

以下常见的合同约定弊病和日常证据保留的不足来逐一分析,而这种分析就是律师审查的合同条款和风险提示的工作之一:由于物流配送涉及的是货物的交付,而货物交付是跟卖方货款、双方货物交付违约责任甚至是合同解除权相关联,因此,非常重要。

     作者:陈桂平律师 上海市建纬(深圳)律师事务所

  目前多数公司对外签署买卖合同、采购合同、购销合同(下统称“货物买卖合同”)都会约定关于财务结算以及涉及物流配送的问题,但是就处理的案件中发现问题的共性多数是合同约定不足、日常保存管理的证据不足,导致实际诉讼过程中陷入被动,或者需要委托律师做大量的证据收集工作以证明案件的事实,这情况不仅存在于金额较大的上千万的货物买卖合同,也存在于涉案数额仅三四万的合同里,那么在没有律师辅助的情况下,合同涉及的财务结算与物流配送条款应该如何审查修订才好呢?以下常见的合同约定弊病和日常证据保留的不足来逐一分析,而这种分析就是律师审查的合同条款和风险提示的工作之一:

  一、财务结算

  不管是本地企业之间交易还是外地企业之间货物买卖交易,合同总金额、付款进度、财务结算、税务发票开具等是合同核心条款之一,也是合同法提示建议的合同条款内容。

  1、合同金额

  【例子】:A公司和B公司签署了采购合同,合同和以及附件中不同地方用了合同总额、合同款、合同总价等不同的词语,后因货物数量以及货款金额争议A公司将B公司诉至法院,要求追偿货款及相应的违约责任。法院审理过程中,对于合同里进度款、违约责任等对应的计算基数双方存在不一致的看法。

  【分析】:多数不规范的公司对外货物买卖合同文本或者订购单里经审查或者在发生纠纷时会发现合同里的用语不一,尤其是合同总价在同一份合同里用了不同的词语,合同总价经常对应的是进度款的支付比例、违约金计算的基数、滞纳金计算的基数,甚至是律师费计算的基数,而很多公司忽略,甚至对于律师对此词眼要求统一的修改觉得是抠字眼,实际上因为合同价款用语上下文不统一或者有分歧导致在诉讼中处于被动的情况并不少见,因此,提醒各公司或者从事货物买卖的个人,不管是以合同文本的形式还是以采购单、订货单等形式对外从事买卖活动的,必须将合同里价款相应的词语统一使得上下文逻辑清晰,避免在诉讼实际处理中对此做多余的解释或者证明,最好的效果就是以法院审判的角度去拟定该类条款,做到清晰明了!

  2、进度款

  【例子】:卖方送货到现场前支付合同总价的30%,货到现场后支付合同总价的35%,货物验收合格后支付合同总价的30%,余款5%为质保金,质保期满后付清。

  【分析】:该例子的条款看起来似乎比较清晰,但是实际上还是有不足的,理由是款项支付的时间不明,比如“货到现场前”可以是指合同生效开始到货物送到现场前一日;同样,“货到现场后”是指货到现场后多少日内,按照整个条文的理解,可以是货到现场后货物验收前,这个时间跨度可能比较大,尤其是买卖的货物是大型设备时;至于质保金支付的时间,也是如此,除结合质保期时间届满这个时间点外,到底是质保期满后多少日内支付不明。对于合同这种约定履行时间不明的,按照合同法的规定,债权人可以随时要求履行,但需要给债务人必要的准备时间,这种必要的履行时间最长可达三个月,具体还得看个案。约定时间不明对于债权人来说,有利有弊,因为不确定性可以要求随时履行,但是也意味着需要给对方必要的准备时间,而给对方必要的履行时间起点又是以债权人向债务人送达有效的催促函件为准。对此,建议这类情况,最好还是约定明确的时间,比如将上述的表述改为“卖方送货到现场前三个工作日内由买方支付合同总价的30%,货到现场后三个工作日内由买方支付合同总价的35%,货物验收合格后三个工作日内由买方支付合同总价的30%,余款5%为质保金,质保期满后三个工作日内付清。”这样的表述,也有个好处就是可以跟合同里的逾期付款违约金的起算日期结合起来,因为所谓逾期付款是以超过合同约定或者催款后的付款时间起算的。

  3、发票的开具和税费的承担

  货物买卖合同,一般涉及税务发票的问题,但是多数合同对此约定不清或者税负负担约定不明。发票的开具,作为卖方来说,最好是收到相应的货款后约定多少日内开具,税点需要约定清楚并约定含税价还是不含税价。当然,现实中也有买方要求卖方开具全额税票后才支付货款,这个得视不同的交易情况而定,而先开税票后付款的情形多数见买方是强势方或者政府方。对于异地交易金额较小的,最好还是先收款后开票,因为如果买方不付款的情况下卖方又开具了发票,则会增加卖方的负担,对于第一次交易的异地资信或资力不强的买方客户,最好还是采用先付款后开发票的方式。税票的开具实际上还跟证明货物交付有关联,这点在下面再讲述。

  4、财务对账

  这里的财务对账是指买卖双方约定或者实际对账的问题。从诉讼的角度和防范风险的角度来说,最好还是在合同里约定双方各自财务对账的人员姓名、联系方式、QQ、微信及相应的邮箱以及交易过程中文件有效送达认定的方式,财务对账工作在货物买卖合同中涉及分批交付分批对账、或者代销代购合同里经常涉及。

  【例子】A公司与B公司签订了产品代销代购合同,其中约定了财务对账结算时间为次月十五日双方对账核对上一月的产品代销数量和货款,双方以盖章的对账单为结算依据。之后A公司填写了自己指定的公司财务人员姓名、座机,而B公司在合同中自身财务人员的联系方式却留空,后来A公司作为产品委托销售一方因货款问题起诉了B公司,B公司对于A公司的统计的销售数量有异议,双方就此各自进行了举证,A公司提供了自身财务人员发对账单电子邮件到B公司口头指定的财务人员的证明。

  【分析】实际上,该案件中问题首先出在合同约定上,假设A公司仅是提供了财务人员发电子邮件给B公司口头指定财务证明的话,那么很可能A公司会败诉。理由是:首先,该电子邮件的收件人B公司可以否认是自身公司财务人员的邮箱,且非对公邮箱。合同上B公司的财务人员联系方式是空白,由于举证责任在A公司,A公司仅凭此证据单证无法构成证据链则会败诉。其次,合同约定的是双方盖章确认的对账单才可以,这种约定看似明确,实际上很大的潜在诉讼风险,因为就一方不确认盖章或者一方不认可这类情况下如何处理没有作出约定,B公司完全可以以此进行抗辩。该约定应该修改成“次月十五日双方指定财务人员核对上一月的产品代销数量,并以双方加盖财务章或者公章的对账单为结算依据,如一方按照合同约定的有效送达方式提供的对账数量及相应的货款而另一方不认可的,必须在收到一方对账单后三日内提出相应的证据,否则视为认可对账的数量及相应的货款”的表述较为妥当。除了修改前述的约定外,合同里必须明确的约定的对账人员及接收方式,另外,还必须约定如对账人员变动,变动一方负有通知义务,否则另一方有权认为已经有效的告知,当然这里的这个表述仅是提供一个思路给大家,实际约定的表述可以有所不同,但原则性的精神理应如此。

  二、物流配送

  物流配送目前是比较常见的货物交付方式,这里容易出问题的是合同里没有约定具体的买方签收人员,或者卖方没有保留物流运输凭证,又或者保留了物流凭证但是没有保留物流费用支付凭证。

  【例子】A公司向B公司供货,约定了A公司承担运输费用并以汽车运输的方式将B公司采购的物品送到B公司指定的地点。后因B公司未支付货款,A公司起诉B公司,其中B公司否认A公司交付货物的数量,A公司提供了物流凭证,但签收人一栏的人员虽然是B公司的仓管,但B公司未给其购买社保。

  【分析】这个案子中,A公司就这份物流凭证来说,实际上是很难证明货物交付的,理由是物流凭证仅是证明A公司与物流公司的运输委托关系,该运输委托关系是否实际履行,还需要A公司提供支付运输费用的证明,这点也是很多货款案件中债权人没有保留的证据之一。其次,该份证据中如果没有B公司指定人员的签收,则很难证明是B公司收到了货物或者货物的数量如A公司所述。对于委托物流配送的,不管是卖方自身送货或者委托第三方送货的,一方面必须在合同或者订单、采购单中约定收货方指定签收人员,甚至要求附带签收人员的身份证复印件,这样在发生纠纷时,对A货款追讨或者货物的追回是非常有用的。如有指定签收人员有变动,如同财务对账人员变动一样,变动一方负有通知义务,否则承担相应不利后果。

  由于物流配送涉及的是货物的交付,而货物交付是跟卖方货款、双方货物交付违约责任甚至是合同解除权相关联,因此,非常重要。合同中货物的交付,物流配送证明是一方面,实际上增值税发票开具并由买方签收或者抵扣税票也是证明货物交付的方式之一,这点在《关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第八条有相应的类似规定即“出卖人仅以增值税专用发票及税款抵扣资料证明其已履行交付标的物义务,买受人不认可的,出卖人应当提供其他证据证明交付标的物的事实。合同约定或者当事人之间习惯以普通发票作为付款凭证,买受人以普通发票证明已经履行付款义务的,人民法院应予支持,但有相反证据足以推翻的除外。”当然,最高院对此有但书规定,个案子还得看证据链的问题。

  上面讲述的问题,均是单就合同某一条款的问题或者证据的单一性来进行分析,因为合同是一个整体,一份出色的合同是以合同条款之间环环相扣,逻辑清晰为原则的。之所以写该文章,是因为实际处理案件中,这些问题是常见的,甚至是货物卖方即债权人在诉讼中处于被动的常见问题,尤其是仅有送货单或者采购单的货款买卖纠纷(这点参见之前发表的文章《关于送货单引发的货款追讨问题》)中,问题更突出。以上分析,希望给顾问单位、公司客户以及其他货物买卖当事人提供借鉴意见,也作为同行交流之用。

        来源:网络

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